Utama

Perolehan ialah aktiviti untuk mendapatkan, membeli atau memperolehi bekalan, perkhidmatan dan kerja bagi menjalankan operasi Universiti dengan cara yang menguntungkan Universiti sama ada melalui sebutharga, tender atau kaedah lain yang dibenarkan

Perolehan Universiti hendaklah diuruskan dengan cekap, berintegriti, teratur dan sempurna mengikut peraturan dan tatacara perolehan yang berkuatkuasa

Setiap keperluan pembelian Universiti hendaklah dirancang melalui perancangan tahunan (annual planning) dan ditentukan dengan teliti supaya kuantiti bekalan dan skop kerja atau perkhidmatan dapat ditentukan dengan tepat, dibekalkan dalam tempoh yang diperlukan, memenuhi kehendak dan speksifikasi yang telah ditetapkan, harga yang berpatutan dan memenuhi kualiti sepertimana yang dikehendaki

Ini bertujuan memastikan perolehan dilaksanakan dengan telus, berhemah, berkesan serta memberi nilai pulangan terbaik

Fungsi Perolehan

Pengurusan Perolehan

1. Menguruskan proses perolehan tender/sebutharga/rundingan terus
2. Memantau pengurusan pembelian terus PTJ
3. Mengurus pelantikan dan mesyuarat Jawatankuasa Perolehan
4. Mengurus pengeluaran surat setuju terima/pesanan Universiti
5. Mengurus makluman sebutharga/tender dalam laman sesawang/papan notis
6. Mentadbir Penilaian Prestasi Pembekal

Pengurusan Pelantikan Ahli Jawatankuasa

1. Mengurus surat pelantikan ahli jawatankuasa
2. Mentadbir urus tempoh sah pelantikan ahli jawatankuasa

 
Pengurusan Jawatankuasa Perolehan

1. Menguruskan mesyuarat Jawatankuasa Perolehan
2. Memastikan pengurusan jawatankuasa perolehan mengikut terma rujukan yang ditetapkan
3. Memastikan keselamatan dan kepentingan jawatankuasa terpelihara
4. Melaksanakan pengurusan Integrity Pact

Pengurusan Mesyuarat Perolehan

1. Mengurus mesyuarat perolehan berdasarkan keperluan dan tarikh yang ditetapkan
2. Menyediakan fail dan kertas kerja perolehan berkaitan
3. Menguruskan minit mesyuarat

Pengurusan Daftar Pembekal

1. Mengurus dan memantau pendaftaran pembekal/kontraktor dengan USM secara atas talian
2. Memastikan pembekal/kontraktor berupaya untuk mengemaskini profail secara atas talian
3. Mengurus profail pembekal/kontraktor untuk penilaian prestasi pembekal

Pengurusan Polisi/Dasar/Peraturan Perolehan

1. Mengurus pengumpulan maklumat dan peraturan berkaitan perolehan untuk diterimapakai
2. Menyedia deraf polisi/dasar  untuk kelulusan pengurusan perolehan

Pentadbiran Seksyen Perolehan

1. Mentadbir urus Unit Perolehan dan Unit Pembekal
2. Melaksanakan pengurusan Integrity Pact
3. Memantau pengurusan perolehan dan pembekal dilaksanakan mengikut perancangan serta sasaran yang ditetapkan
4. Memastikan setiap sumber dan aset seksyen dikawal selia dengan baik
5. Memastikan pengurusan sumber manusia diselia dengan baik dari segi disiplin, kebajikan serta latihan
6. Mentadbir urus Penilaian Prestasi Staf

Pengurusan Perkhidmatan Kaunter

1. Mengurus penjualan dokumen tender/sebutharga
2. Mengurus pendaftaran pembekal/kontraktor baharu
3. Mengurus bilik tender untuk persediaan pelawaan tender/sebutharga
4. Mengurus permohonan pengecualian cukai kastam
5. Mengurus maklum balas pelanggan

Pengurusan Pentadbiran Kontrak

1. Mengurus penyediaan kontrak sebutharga/tender/rundingan terus
2. Mengurus dokumentasi kontrak bersama Pejabat Perundangan
3. Mengurus selia daftar kontrak dan cagaran
4. Mengurus maklum balas pelanggan

Pengurusan Laporan

1. Mengurus laporan bulanan/berkala/ad hoc berkaitan perolehan kepada Kementerian Kewangan/Kementerian Pendidikan Malaysia/Jabatan Audit Negara/LGU/JTK/JPKA serta pengurusan Universiti
2. Mengurus dan memantau laporan perolehan daripada Kampus Cawangan serta PTJ
3. Menyedia, menganalisa prestasi perolehan Universiti