Perolehan ialah aktiviti untuk mendapatkan, membeli atau memperolehi bekalan, perkhidmatan dan kerja bagi menjalankan operasi Universiti dengan cara yang menguntungkan Universiti sama ada melalui sebutharga, tender atau kaedah lain yang dibenarkan

Perolehan Universiti hendaklah diuruskan dengan cekap, berintegriti, teratur dan sempurna mengikut peraturan dan tatacara perolehan yang berkuatkuasa

Setiap keperluan pembelian Universiti hendaklah dirancang melalui perancangan tahunan (annual planning) dan ditentukan dengan teliti supaya kuantiti bekalan dan skop kerja atau perkhidmatan dapat ditentukan dengan tepat, dibekalkan dalam tempoh yang diperlukan, memenuhi kehendak dan speksifikasi yang telah ditetapkan, harga yang berpatutan dan memenuhi kualiti sepertimana yang dikehendaki

Ini bertujuan memastikan perolehan dilaksanakan dengan telus, berhemah, berkesan serta memberi nilai pulangan terbaik

Pengurusan Perolehan

1. Menguruskan proses perolehan tender/sebutharga/rundingan terus
2. Memantau pengurusan pembelian terus PTJ
3. Mengurus pelantikan dan mesyuarat Jawatankuasa Perolehan
4. Mengurus pengeluaran surat setuju terima/pesanan Universiti
5. Mengurus makluman sebutharga/tender dalam laman sesawang/papan notis
6. Mentadbir Penilaian Prestasi Pembekal

Pengurusan Pelantikan Ahli Jawatankuasa

1. Mengurus surat pelantikan ahli jawatankuasa
2. Mentadbir urus tempoh sah pelantikan ahli jawatankuasa

 
Pengurusan Jawatankuasa Perolehan

1. Menguruskan mesyuarat Jawatankuasa Perolehan
2. Memastikan pengurusan jawatankuasa perolehan mengikut terma rujukan yang ditetapkan
3. Memastikan keselamatan dan kepentingan jawatankuasa terpelihara
4. Melaksanakan pengurusan Integrity Pact

Pengurusan Mesyuarat Perolehan

1. Mengurus mesyuarat perolehan berdasarkan keperluan dan tarikh yang ditetapkan
2. Menyediakan fail dan kertas kerja perolehan berkaitan
3. Menguruskan minit mesyuarat

Pengurusan Daftar Pembekal

1. Mengurus dan memantau pendaftaran pembekal/kontraktor dengan USM secara atas talian
2. Memastikan pembekal/kontraktor berupaya untuk mengemaskini profail secara atas talian
3. Mengurus profail pembekal/kontraktor untuk penilaian prestasi pembekal

Pengurusan Polisi/Dasar/Peraturan Perolehan

1. Mengurus pengumpulan maklumat dan peraturan berkaitan perolehan untuk diterimapakai
2. Menyedia deraf polisi/dasar  untuk kelulusan pengurusan perolehan

Pentadbiran Seksyen Perolehan

1. Mentadbir urus Unit Perolehan dan Unit Pembekal
2. Melaksanakan pengurusan Integrity Pact
3. Memantau pengurusan perolehan dan pembekal dilaksanakan mengikut perancangan serta sasaran yang ditetapkan
4. Memastikan setiap sumber dan aset seksyen dikawal selia dengan baik
5. Memastikan pengurusan sumber manusia diselia dengan baik dari segi disiplin, kebajikan serta latihan
6. Mentadbir urus Penilaian Prestasi Staf

Pengurusan Perkhidmatan Kaunter

1. Mengurus penjualan dokumen tender/sebutharga
2. Mengurus pendaftaran pembekal/kontraktor baharu
3. Mengurus bilik tender untuk persediaan pelawaan tender/sebutharga
4. Mengurus permohonan pengecualian cukai kastam
5. Mengurus maklum balas pelanggan

Pengurusan Pentadbiran Kontrak

1. Mengurus penyediaan kontrak sebutharga/tender/rundingan terus
2. Mengurus dokumentasi kontrak bersama Pejabat Perundangan
3. Mengurus selia daftar kontrak dan cagaran
4. Mengurus maklum balas pelanggan

Pengurusan Laporan

1. Mengurus laporan bulanan/berkala/ad hoc berkaitan perolehan kepada Kementerian Kewangan/Kementerian Pendidikan Malaysia/Jabatan Audit Negara/LGU/JTK/JPKA serta pengurusan Universiti
2. Mengurus dan memantau laporan perolehan daripada Kampus Cawangan serta PTJ
3. Menyedia, menganalisa prestasi perolehan Universiti

Bekalan

Perolehan barangan sama ada barangan luak atau tidak luak yang dibekal bagi menjalankan sesuatu aktiviti, program atau projek sesebuah organisasi. Ia merupakan input nyata bagi sesuatu proses kerja atau perkhidmatan.

Contoh: alatulis, bahan kimia, perabot, peralatan makmal dan kenderaan

Kerja

Perolehan yang melibatkan kerja-kerja pembinaan dan sivil seperti bangunan, jalan, naiktaraf infrastruktur, kerja-kerja mekanikal dan elektrikal

Perkhidmatan

Perolehan yang ditakrifkan sebagai khidmat tenaga manusia atau kepakaran/ kemahiran yang diperolehi untuk menyiapkan sesuatu kerja. Terdapat dua jenis perkhidmatan:

1. Perkhidmatan perunding meliputi semua jenis kajian seperti kajian ekonomi, penswastaan, pengurusan, pembangunan fizikal yang memerlukan input seperti senibina, kejuruteraan dan kerja-kerja ukur, pengurusan perundangan dan perkhidmatan kepakaran dalam bidang-bidang khusus seperti alam sekitar dan pertanian

2. Perkhidmatan bukan perunding meliputi perkhidmatan seperti pengendalian kursus dan latihan, penyenggaraan/pembaikan, pencucian/pembersihan, penyewaan dan pengurusan bangunan

BORANG PERMOHONAN NOMBOR SEBUT HARGA PTJ UNIVERSITI

PELAWAAN
01. NOTIS PELAWAAN (PLW7) - PKP
02. SURAT PELAWAAN (PLW1)
02. SURAT PELAWAAN SECARA EMELPELAWAAN SECARA EMEL
03. DAFTAR EDARAN@JEMPUTAN (PLW8)

KEPADA PEMBEKAL
01. BORANG PELAWAAN SEBUTHARGA (PLW2)HARGA (PLW2)
02. KETERANGAN PENYEBUTHARGA (PLW3)
03. SYARAT AM (PLW4)
04. BID PRICE SCHEDULE (PLW5)
05. TECHNICAL SPESIFICATION SCHEDULE (PLW6)
06. BORANG SEBUTHARGA (FT)
07. KENYATAAN RASUAH
08. SURAT AKUAN PEMBIDA
09. JB-B (ALAT & PERKHIDMATAN)
10. SENARAI SEMAK (KERJA)(KERJA)
10. SENARAI SEMAK (BEKALAN@PERKHIDMATAN)(BEKALAN@PERKHIDMATAN)

JAWATANKUASA PEMBUKA SEBUTHARGA
01. INTEGRITY PACTS - AHLI (INT 2&3)
02. INTEGRITY PACTS - PENGERUSI (INT 2&3)
03. JADUAL TAWARAN (KUNING)
04. JADUAL TAWARAN (PUTIH)


JAWATANKUASA LEMBAGA PENILAIAN TEKNIKAL
01. INTEGRITY PACTS - AHLI (INT 2&3) - PELANTIKAN
02. INTEGRITY PACTS - AHLI (INT 4&5) - AKUAN
03. INTEGRITY PACTS - PENGERUSI (INT 2&3) - PELANTIKAN
04. INTEGRITY PACTS - PENGERUSI (INT 4&5) - AKUAN
05. LAPORAN PENILAIAN TEKNIKAL (LPT)

SEDANG DIKEMASKINI