FAQ FIS@USM

PEMBELIAN DAN BAYARAN PEMBEKAL

1. Bagaimanakah dokumen PO dan GRN yang telah di jana di dalam Sistem eFAS di hantar ke Jabatan Bendahari?

• Cetak PO dan GRN yang telah di jana di dalam Sistem eFAS.

• Rekod dokumen lengkap (Invois, PO, GRN dan dokumen sokongan berkaitan) di dalam Sistem Kawalan Dokumen SKD.

• Hantar dokumen lengkap (Invois, PO, GRN dan dokumen sokongan berkaitan) ke Jabatan Bendahari.

2. Bagaimanakah dokumen PO tanpa GRN yang telah di jana di dalam Sistem eFAS di hantar ke Jabatan Bendahari?

• Muat turun Sijil Penerimaan Barang & Sijil Komisyen USM.FIS.PU.B.2023.01 di laman sesawang Jabatan Bendahari bahagian FIS@USM.

• Lengkapkan Sijil Penerimaan Barang & Sijil Komisyen USM.FIS.PU.B.2023.01 dan cetak.

• Rekod dokumen lengkap (Invois, PO, Sijil Penerimaan Barang & Sijil Komisyen dan dokumen sokongan berkaitan) di dalam Sistem Kawalan Dokumen SKD.

• Hantar dokumen lengkap (Invois, PO, Sijil Penerimaan Barang & Sijil Komisyen dan dokumen sokongan berkaitan) ke Jabatan Bendahari.

3. Bagaimanakah proses pembelian yang masih di dalam status:Permohonan Pembelian?

• Proses pembelian ini perlu melalui Sistem ePerolehan.

PESANAN DALAMAN & KAD KORPORAT

4. Bagaimanakah proses pengeluaran Borang Dalaman?

• Muat turun Borang Arahan Pembayaran USM.FIS.PU.B.2023.02 di laman sesawang Jabatan Bendahari bahagian FIS@USM.

• Lengkapkan Borang Arahan Pembayaran USM.FIS.PU.B.2023.02 dan cetak.

• Rekod Borang Arahan Pembayaran USM.FIS.PU.B.2023.02 bersama dokumen sokongan di dalam Sistem Kawalan Dokumen SKD.

• Hantar Borang Arahan Pembayaran USM.FIS.PU.B.2023.02 bersama dokumen sokongan ke Jabatan Bendahari.

5. Bagaimanakah cara pembayaran untuk Kad Korporat di peringkat PTJ?

• Muat turun Borang Transaksi Kad Korporat PTJ USM.FIS.PU.B.2023.03 di laman sesawang Jabatan Bendahari bahagian FIS@USM.

• Lengkapkan Borang Transaksi Kad Korporat PTJ USM.FIS.PU.B.2023.03 dan cetak.

• Rekod Borang Transaksi Kad Korporat PTJ USM.FIS.PU.B.2023.03 bersama dokumen sokongan di dalam Sistem Kawalan Dokumen SKD.

• Hantar Borang Transaksi Kad Korporat PTJ USM.FIS.PU.B.2023.03 bersama dokumen sokongan ke Jabatan Bendahari.

TUNTUTAN IMBUHAN / HONORORIUM / PENDAHULUAN PELBAGAI / TUNTUTAN PERJALANAN

Kategori Bukan Staf

6. Bagaimanakah cara bayaran Tuntutan Imbuhan?

• Muat turun Borang Arahan Bayaran USM.FIS.PU.B.2023.03 di laman sesawang Jabatan Bendahari bahagian FIS@USM.

• Lengkapkan Borang Arahan Bayaran USM.FIS.PU.B.2023.03 dan cetak.

• Rekod Borang Arahan Bayaran USM.FIS.PU.B.2023.03 bersama dokumen sokongan di dalam Sistem Kawalan Dokumen SKD.

• Hantar Borang Arahan Bayaran USM.FIS.PU.B.2023.03 bersama dokumen sokongan ke Jabatan Bendahari.

7. Bagimanakah cara bayaran Pendahuluan Pelbagai?

• Muat turun Borang Arahan Bayaran USM.FIS.PU.B.2023.03 di laman sesawang Jabatan Bendahari bahagian FIS@USM.

• Lengkapkan Borang Arahan Bayaran USM.FIS.PU.B.2023.03 dan cetak.

• Rekod Borang Arahan Bayaran USM.FIS.PU.B.2023.03 bersama dokumen sokongan di dalam Sistem Kawalan Dokumen SKD.

• Hantar Borang Arahan Bayaran USM.FIS.PU.B.2023.03 bersama dokumen sokongan ke Jabatan Bendahari.

8. Bagaimanakah cara bayaran Tuntutan Perjalanan?

• Muat turun Borang Arahan Bayaran USM.FIS.PU.B.2023.03 di laman sesawang Jabatan Bendahari bahagian FIS@USM.

• Lengkapkan Borang Arahan Bayaran USM.FIS.PU.B.2023.03 dan cetak.

• Rekod Borang Arahan Bayaran USM.FIS.PU.B.2023.03 bersama dokumen sokongan di dalam Sistem Kawalan Dokumen SKD.

• Hantar Borang Arahan Bayaran USM.FIS.PU.B.2023.03 bersama dokumen sokongan ke Jabatan Bendahari.

Kategori Staf Dan Bukan Staf

9. Bagaimanakah cara bayaran Honororium?

• Muat turun Borang Arahan Bayaran USM.FIS.PU.B.2023.03 di laman sesawang Jabatan Bendahari bahagian FIS@USM.

• Lengkapkan Borang Arahan Bayaran USM.FIS.PU.B.2023.03 dan cetak.

• Rekod Borang Arahan Bayaran USM.FIS.PU.B.2023.03 bersama dokumen sokongan di dalam Sistem Kawalan Dokumen SKD.

• Hantar Borang Arahan Bayaran USM.FIS.PU.B.2023.03 bersama dokumen sokongan ke Jabatan Bendahari.

10. Bagaimanakah cara pembayaran Tuntutan Imbuhan / Honororium yang telah diterima PTJ selepas Sistem eFAS ditutup?

• Akan datang...

LAIN - LAIN

11. Adakah pelayar (web browser) terhad untuk melayari Sistem FIS@USM?

• Tidak. Semua jenis pelayar (web browser) boleh digunakan untuk melayari Sistem FIS@USM.

12. Adakah kaedah pembayaran salary crediting masih digunakan?

• Akan datang...

1. SAYA MERUPAKAN STAF BAHARU YANG DILANTIK DI SEBUAH PUSAT TANGGUNGJAWAB. SAYA DIMINTA UNTUK MEMBUAT PELAWAAN KERANA PUSAT TANGGUNGJAWAB SAYA MEMERLUKAN BEBERAPA BARANG UNTUK KEGUNAAN PIHAK JABATAN. BAGAIMANAKAH CARA UNTUK SAYA MEMBUAT PELAWAAN ?

Satu proses pembelian terus perlu melalui beberapa proses iaitu Permintaan, Perolehan, Kelulusan Penilaian Pembelian Terus dan Penerimaan Bekalan.

Bagi proses Permintaan dan Perolehan, hanya dua peringkat yang terlibat bagi proses cipta permintaan sehingga tutup iklan, Iaitu Penyedia dan Penyemak.

Selepas iklan ditutup, proses penilaian pembekal iaitu Kelulusan Penilaian Pembelian Terus, akan melibatkan tiga peringkat iaitu Penyedia, Penyemak dan Pelulus.

Bagi proses pengesahan Delivery Order (DO) dan Invois (Penerimaan Bekalan), hanya dua peringkat yang akan terlibat bagi proses untuk dihantar ke pihak Jabatan Bendahari iaitu Penyedia dan penyemak.

Berikut disediakan manual bagi setiap proses Pembelian terus yang melibatkan Penyedia, Penyemak, Pelulus

PENYEDIA

i. PERMINTAAN (PENYEDIA)
ii. PEROLEHAN (PENYEDIA)
iii. KELULUSAN PENILAIAN PEMBELIAN TERUS (PENYEDIA).
iv. PENERIMAAN BEKALAN (PENYEDIA).

PENYEMAK

i. PERMINTAAN (PENYEMAK)
ii. PEROLEHAN (PENYEMAK)
iii. KELULUSAN PENILAIAN PEMBELIAN TERUS (PENYEMAK).
iv. PENERIMAAN BEKALAN (PENYEMAK).

PELULUS

i. KELULUSAN PENILAIAN PEMBELIAN TERUS (PELULUS).

2. KETIKA SAYA SEDANG MEMBUAT PELAWAAN, SAYA DAPATI BERLAKU SEDIKIT KESILAPAN PADA TAJUK PELAWAAN YANG TELAH SAYA LAKUKAN. PERMOHONAN TERSEBUT TELAH PUN DILULUSKAN. BOLEHKAH SAYA MENUKAR TAJUK IKLAN TERSEBUT?

a. Tidak boleh. Tetapi pihak PTJ boleh membuat catatan semasa melakukan proses penerimaan bekalan(GRN) dan melampirkan maklumat tambahan kepada Seksyen Bayaran.

3. SAYA TELAH MEMBUAT PELAWAAN. SECARA TIBA-TIBA, PEGAWAI SAYA MEMINTA SUPAYA IKLAN TERSEBUT DIBATALKAN, SEDANGKAN IKLAN TERSEBUT MASIH LAGI DIBUKA. APAKAH YANG PERLU SAYA LAKUKAN?

a. Admin Perolehan(Teknikal) akan melakukan pembatalan perolehan.

b. PENYEDIA perlu log masuk ke sistem ePerolehan dan membuat penilaian pembelian terus pada halaman “Kelulusan Penilaian Pembelian Terus”.

c. Penyedia perlu klik pada butang pengesyoran “Tidak Lulus” dan tekan butang simpan.

d. Selepas pengesyoran tidak lulus dilakukan, Penyedia perlu klik pada halaman “Perolehan -> Permintaan”

e. Pilih permintaan yang ingin dibatalkan, klik pada butang tindakan. Pada bahagian “Item Pesanan”, Klik butang batal.

4. SELEPAS IKLAN DITUTUP, SAYA INGIN MEMBUAT PENILAIAN PEMBEKAL. TETAPI PEGAWAI SAYA MEMAKLUMKAN SUPAYA IKLAN TERSEBUT DIBATALKAN. APAKAH YANG PERLU DILAKUKAN OLEH SAYA?

a. Penyedia perlu log masuk ke sistem eP@USM dan klik pada halaman “Perolehan -> Kelulusan Penilaian Pembelian Terus”.

b. Penyedia perlu membuat carian iklan menggunakan No Perolehan dan Klik pada butang Tindakan.

c. Penyedia perlu klik pada butang pengesyoran “Tidak Lulus” dan tekan butang simpan.

d. Selepas pengesyoran tidak lulus dilakukan, Penyedia perlu klik pada halaman “Perolehan -> Permintaan”

e. Pilih permintaan yang ingin dibatalkan, klik pada butang tindakan. Pada bahagian “Item Pesanan”, Klik butang batal.

5. SAYA(PTJ) TELAH MEMBUAT PELAWAAN, TETAPI SAYA DIMAKLUMKAN OLEH PIHAK PEMBEKAL BAHAWA BERLAKU KESILAPAN KETIKA PIHAK PEMBEKAL MENGISI MAKLUMAT HARGA SEMASA MENYERTAI IKLAN TERSEBUT. APAKAH YANG PERLU DILAKUKAN OLEH PIHAK SAYA?

a. Penyedia perlu membuat pembatalan iklan pada halaman kelulusan penilaian pembelian terus dan permintaan. Setelah pembatalan dilakukan, penyedia perlu membuat permintaan iklan yang baru.

6. IKLAN YANG TELAH SAYA LAKUKAN TIDAK DISERTAI OLEH MANA-MANA PEMBEKAL DISEBABKAN OLEH PIHAK PEMBEKAL TIDAK DAPAT MEMENUHI SPESIFIKASI YANG DIMINTA. DALAM MASA YANG SAMA, SAYA JUGA INGIN MENUKAR HARGA YANG TELAH SAYA TETAPKAN. BOLEHKAH JIKA SAYA INGIN MEMBUAT IKLAN SEMULA DAN MENUKAR SPESIFIKASI ITEM DAN JUGA MENUKAR HARGA YANG BARU?

a. Tidak boleh. Pihak PTJ perlu membuat pembatalan iklan & membuat permintaan iklan yang baru.

7. SAYA BERPERANAN SEBAGAI PENYEDIA/PENYEMAK BAGI SISTEM EPEROLEHAN DI SEBUAH PUSAT TANGGUNGJAWAB DI USM. TETAPI, SAYA DITUKARKAN KE PUSAT TANGGUNGJAWAB YANG BARU. NAMUN, IKLAN YANG TELAH SAYA LAKUKAN MASIH BELUM SELESAI SEHINGGA DIHANTAR KE SEKSYEN BAYARAN JABATAN BENDAHARI. BAGAIMANAKAH STATUS IKLAN YANG TELAH SAYA LAKUKAN TERSEBUT?

a. Penyedia/Penyemak yang baru akan diberikan akses untuk melengkapkan proses Iklan/Penerimaan Bekalan(GRN) sehingga dihantar ke Seksyen Bayaran.

8. PERMINTAAN YANG SAYA LAKUKAN TELAH DILULUSKAN. TETAPI. KETIKA SAYA INGIN MENAMBAH REKOD PEROLEHAN, SAYA DAPATI NOMBOR PERMINTAAN YANG TELAH SAYA LAKUKAN TIDAK WUJUD. APAKAH YANG PERLU SAYA LAKUKAN ?

a. Penyedia boleh membuat carian Iklan pada halaman Senarai Perolehan dan pilih status kepada "Draf"

PERTANYAAN LANJUT

SAYA DAPATI MASALAH YANG SAYA HADAPI TIDAK DISENARAIKAN PADA SENARAI DIATAS. BAGAIMANAKAH CARA UNTUK SAYA MENGHUBUNGI ATAU MENBUAT LAPORAN BERKENAAN MASALAH TERSEBUT

a.Sila masukkan butiran pertanyaan beserta screenshot di ServisDesk FIS@USM Bendahari