Sistem Kewangan dan Perakaunan USM (eFAS) dibangunkan dengan menekankan ciri-ciri kawalan dan pemantauan agar dapat menyokong Pengurusan Universiti dalam membuat keputusan kewangan. Ianya terdiri daripada 7 pakej merangkumi keperluan semua peringkat pelanggan melalui:

1. Perancangan kewangan dalam penjanaan dana bagi menampung operasi dan perkembangan Universiti.
2. Kawalan dan pemantauan dalam operasi kewangan dan perakaunan Universiti.
3. Pengurusan perolehan Universiti.
4. Pengurusan pembayaran kepada pelanggan sama ada pelanggan dalaman atau luaran Universiti.
5. Pengurusan hasil dan penerimaan bagi perkhidmatan dan kemudahan yang disediakan oleh Universiti.
6. Penyediaan maklumat kewangan dan perakaunan kepada pengguna.
7. Penyediaan bantuan sokongan aplikasi dan teknikal kepada pengguna eFAS.

Pengurusan Data Dan Kos

1. Urusan kawalan dan penyelenggaraan Carta Akaun USM
2. Memproses cetakan cek dan pembayaran melalui Interbank Giro
3. Memproses dan mengemaskini profail pembekal dalaman USM
4. Urusan permohonan, simpanan dan pengeluaran stok cek USM
5. Urusan semakan dan pemantauan keperluan tunai untuk tujuan pembayaran
6. Semakan, kawalan dan pemantauan Akaun Belum Bayar USM
7. Urusan penyata/laporan kewangan serta penjanaan/analisa laporan/statistik kewangan

Pengurusan Sistem

1. Perancangan keperluan Sistem Kewangan dan Perakaunan USM (eFAS) dan sistem sokongan
2. Perancangan spesifikasi eFAS dan sistem sokongan
3. Urusan projek eFAS
4. Urusan ujian dan implimentasi projek eFAS
5. Pembangunan modul latihan eFAS
6. Pelaksanaan latihan, bantuan dan sokongan aplikasi eFAS kepada pengguna
7. Penutupan Akaun USM – Roll Over

Pangkalan data USMeFAS disenggara dari masa ke semasa secara berstruktur. Bagi menjamin kesediaan dan keselamatan maklumat, data kewangan bagi 3 kampus direplikasikan ke warm standby server di bangunan berasingan sebagai sokongan apabila berlaku bencana.

Terdapat pengasingan tugas dalam mentadbir pangkalan data dan sistem. Peranan pentadbir sistem dijalankan oleh Pegawai Kewangan manakala pentadbiran pangkalan data dijalankan oleh Pegawai Teknologi Maklumat.

Salah satu langkah penting Kerajaan untuk mempertingkatkan kecekapan pengurusan kewangan dan perakaunan di agensi Kerajaan, Kerajaan telah menetapkan bahawa semua sistem kewangan perlu dinilai bagi memastikan ianya memenuhi segala keperluan perakaunan dan pengauditan yang ditetapkan oleh Kerajaan melalui Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil 1 Tahun 2011.

eFAS telah dinilai dan merupakan IPTA pertama yang mendapat pengiktirafan Sijil Pematuhan SAGA daripada Jabatan Akauntan Negara Malaysia pada 15 Disember 2011. eFAS telah menepati kriteria perakaunan yang ditetapkan oleh kerajaan dan memenuhi semua Prinsip Perakaunan Diterima Umum (Generally Accepted Accounting Principles) yang ditetapkan bagi laporan kewangan.

Pada tahun 2014, eFAS sekali lagi dinilai melalui sistem ePayment dan telah mendapat pentauliahan Malaysia Trustmark Sektor Awam (MTSA) oleh MAMPU pada 27 Mei 2014. Ini membuktikan ePayment telah menyediakan prasarana kebolehpercayaan bagi meningkatkan perkhidmatan yang kompetetif dan telus serta meningkatkan keyakinan pengguna terhadap kesahihan maklumat di laman web yang menyediakan perkhidmatan online.

SEDANG DIKEMASKINI...