Utama

Aset / Utama

Carta Organisasi

Carta Organisasi

Fungsi Unit Aset & Insurans

Pendaftaran

  • Menguruskan pendaftaran aset Universiti.
  • Menyimpan dan mengemaskini Daftar Aset Universiti untuk keperluan pengurusan Universiti, Pihak Audit, Kementerian serta pihak luar seperti pihak Insuran

Pemeriksaan

  • Menguruskan penglabelan aset Universiti dengan mengeluarkan label harta (barcode)
  • Menjalankan aktiviti pemeriksaan fizikal terhadap aset Universiti

Pelupusan

  • Menguruskan aktiviti pelupusan aset Universiti bagi aset yang telah rosak,usang dan sebagainya mengikut kaedah yang telah ditetapkan (Kampus Induk sahaja)
  • Menjadi Sekretariat Mesyuarat JK Pelupusan Aset Dan Barang
  • Menjadi Sekretariat Mesyuarat JK Pelupusan Peralatan Komputer

Kehilangan & Hapus Kira

  • Menguruskan kes kehilangan dan hapus kira aset Universiti bagi ketiga-tiga kampus
  • Membuat tuntutan Insuran apabila berlakunya kehilangan aset
  • Menjadi Sekretariat Mesyuarat JKKehilangan dan Hapus kira

Pelaporan

  • Menyediakan laporan Pendaftaran, Pemeriksaan, Pelupusan dan Kehilangan Aset untuk Mesyuarat JK Pengurusan Aset Alih Universiti , JPKA dan JTK
  • Menyediakan Penyata Aset Tahunan

Maklumbalas Audit Dan Pengurusan Usm

  • Menyedia senarai aset yang lengkap untuk kegunaan pihak Pengurusan Universiti dan pelaporan kepada pihak Audit sekiranya dikehendaki
  • Membantu pihak pengurusan Jabatan Bendahari menjawab pertanyaan pihak Audit berhubung pengurusan aset Universiti

Insuran Aset

Menguruskan hal - hal berkaitan tuntutan insuran kebakaran dan kecurian bagi aset Universiti

Pengurusan Aset Alih

Pengurusan Aset Alih Universiti adalah berdasarkan Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil.5 Tahun 2007 yang meliputi :

  • Penerimaan Aset
  • Pendaftaran Aset
  • Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan Aset
  • Penyenggaraan Aset
  • Pelupusan Aset
  • Kehilangan dan Hapus Kira Aset Alih

Penerimaan Aset

  • Memastikan setiap aset yang diterima menepati spesifaksi yang ditetapkan;
  • Menentukan kualiti dan kuantiti sebenar mengikut pesanan; dan
  • Memastikan aset diterima dalam keadaan yang baik, sempurna dan selamat untuk digunakan.

Pendaftaran Aset

  • Mewujudkan pangkalan data yang lengkap, tepat dan kemas kini;
  • Memudahkan pengesanan dan pemantauan;
  • Membolehkan keadaan aset diketahui; dan
  • Memudahkan penyenggaraan, pelupusan dan penggantian aset.

Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan Aset

  • Mengurangkan pembaziran;
  • Menjimatkan kos;
  • Mencapai jangka hayat;
  • Mencegah penyalahgunaan; dan
  • Mengelakkan kehilangan.

Penyelenggaraan Aset

  • Memastikan aset berfungsi dengan lancar secara berterusan dan selamat digunakan;
  • Memelihara dan memanjangkan jangka hayat;
  • Meningkatkan keupayaan;
  • Mengurangkan kerosakan; dan
  • Mendapatkan ketahanan maksimum sejajar dengan perbelanjaan.

Pelupusan Aset

  • Memastikan PTJ / Universiti tidak menyimpan aset yang tidak boleh digunakan atau tidak diperlukan;
  • Menjimatkan ruang simpanan / pejabat;
  • Memastikan pelupusan boleh menjana hasil kepada Universiti / Kerajaan; dan
  • Memastikan kaedah pelupusan yang dipilih bersifat mesra alam dan lestari.

Kehilangan dan Hapus Kira Aset Alih

  • Menyelaras rekod aset;
  • Mengawal kerugian yang ditanggung oleh Kerajaan akibat kehilangan aset;
  • Meningkatkan kesedaran dan tanggungjawab terhadap kepentingan keselamatan aset kerajaan; dan
  • Membolehkan tindakan surcaj atau tatatertib dikenakan ke atas kecuaian pegawai.

PTJ juga perlu memastikan setiap borang harta diisi dengan lengkap dan mengemukakan kepada Unit Aset serta menyimpan rekod di PTJ

Borang - borang adalah seperti berikut :

BIL. RUJUKAN DOKUMEN NAMA DOKUMEN
Penerimaan Aset
1 KEW.PA-1 Borang Laporan Penerimaan Aset Alih Kerajaan/Universiti
Pendaftaran Aset
2 KEW.PA-2 Daftar Harta Modal
3 KEW.PA-3 Daftar Inventori
4 KEW.PA-4 Senarai Daftar Harta Modal
5 KEW.PA-5 Senarai Daftar Inventori
6 KEW.PA-6 Daftar Pergerakan Harta Modal Dan Inventori
7 KEW.PA-7 Senarai Aset Alih Kerajaan/Universiti – Mengikut Lokasi
8 SH04 Borang Daftar Kerja Dalam Kemajuan (WIP)
Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan
9 KEW.PA-9 Borang Aduan Kerosakan Aset Alih Kerajaan/Univeristi
10 KEW.PA-10 Laporan Pemeriksaan Harta Modal
11 KEW.PA-11 Laporan Pemeriksaan Inventori
12 KEW.PA-12 Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal Dan Inventori
Penyelenggaraan
13 KEW.PA-13 Senarai Aset Alih Kerajaan/Universiti Yang Memerlukan Penyenggaraan
14 KEW.PA-14 Daftar Penyenggaraan Harta Modal
Pelupusan
15 LAMPIRAN Laporan Penjualan Aset Yang Dilupuskan
16 KEW.PA-16 Perakuan Pelupusan (PEP) Aset Alih Kerajaan
17 KEW.PA-17 Borang Pelupusan Aset Dan Barang/Peralatan Komputer
18 KEW.PA-18 Sijil Penyaksian Pemusnahan Aset Alih Kerajaan
19 KEW.PA-19 Sijil Pelupusan Aset Alih Kerajaan
Kehilangan dan Hapus Kira
20 KEW.PA-28 Laporan Awal Kehilangan Aset Alih Kerajaan
21 KEW.PA-30 Laporan Akhir Kehilangan Aset Alih Kerajaan

Pengurusan Insurans Aset Universiti

Pengurusan Insurans Universiti dalam konteks (Aset):

  • Tuntutan Insuran Kebakaran
  • Tuntutan Insuran Kecurian
  • Tuntutan Insuran Alatan Saintifik dan Alatan Muzium

Tuntutan Insuran Kebakaran

  • Memberi perlindungan terhadap bangunan-bangunan Universiti, alat kelengkapan di dalam bangunan, pemasangan elektrik, peralatan, perabot di pejabat dan buku-buku perpustakaan milik Universiti Sains Malaysia dan ditauliahkan serta diamanahkan kepada Kampus Kesihatan (termasuk HUSM), Kampus Kejuruteraan, Institut Perubatan dan Pergigian Termaju, Bertam, Kampus Penyelidikan, Bukit Jambul dan Pusat-Pusat Wilayah RPJJ di Semenanjung Malaysia dan Malaysia Timur.

Tuntutan Insuran Kecurian

  • Memberi perlindungan kepada Universiti terhadap bahan dan alat kelengkapan dari kecurian dan pecah masuk.

Tuntutan Insuran Alatan Saintifik dan Alatan Muzium

  • Memberi perlindungan kecurian/kerosakan kepada Universiti terhadap peralatan yang di bawa ke luar kawasan kampus untuk tujuan penyelidikan oleh staf Universiti atau dipinjam kepada masyarakat luar sebagai community service.
  • Polisi ini juga meliputi kehilangan seperti disebabkan oleh pecah masuk, kerosakan akibat kebakaran, atau apa keadaan yang tidak dijangka yang berlaku dalam kawasan yang dilindungi.

(Tertakluk kepada syarat – syarat yang telah ditetapkan)